Gestión documental con IA para empresas con ERP
Un asistente a medida que responde cruzando lo que dicen los datos de tu ERP de empresa —stock, pedidos, facturas, precios, márgenes— con lo que dicen tus documentos —planos, protocolos, contratos, ofertas—, todo en una sola respuesta y sin que un dato salga de tu infraestructura. Compatible con SAP Business One, Business Central, Odoo o el ERP que uses.
Solicita una demo con tu ERP y tu documentaciónDesarrollo a medida·Desplegado en tu nube privada·Tus datos nunca entrenan modelos de terceros
El dato de tu ERP y el conocimiento de tus documentos, por fin en la misma respuesta.
No es otro plugin conectado a tu ERP para «hablar con la base de datos». Es un sistema a medida que entiende a la vez tus tablas y tus documentos, vive donde tú decidas y cita siempre la fuente exacta.
Cruza ERP y documentos, no uno u otro.
«¿Qué stock me queda del artículo X y qué dice el plano de montaje o el contrato de suministro de ese artículo?» — una sola pregunta, una sola respuesta.
En tu infraestructura, no en la nuestra.
Se despliega dentro de tu perímetro o tu nube privada, junto a tu ERP. Tu operación y tu know-how no salen de casa.
Hecho a medida, no un plugin de catálogo.
Código propio, adaptado a tu ERP (sea SAP, Odoo o Dynamics), tus documentos y tus permisos. Sin plataformas de terceros.
La respuesta que necesitas está partida en dos: la mitad en el ERP, la mitad en un documento.
Tienes un ERP funcionando (SAP Business One, Business Central, Odoo…) y toda tu documentación en Microsoft 365. Pero son dos mundos que no se hablan. Cuando alguien necesita una respuesta completa, empieza el baile entre pantallas:
Consultas el stock y el pedido en el ERP, y luego te vas a SharePoint a rebuscar el plano de montaje, el protocolo de instalación, el contrato de suministro o la última oferta que le mandasteis a ese cliente. Dos herramientas, dos búsquedas, y el dato completo nunca está en el mismo sitio.
El comercial pregunta a administración, administración pregunta al de sistemas, y el de sistemas acaba montando una consulta a mano en la base de datos. El conocimiento de cómo cruzar esos datos está en la cabeza de dos personas, y el día que no están, se para todo.
Tus datos son sensibles —márgenes, condiciones de proveedor, cláusulas— y por eso mismo no quieres meterlos en una herramienta SaaS que se los lleva a la nube de otro. Así que te quedas sin IA, o la usas a medias.
No es un problema de comodidad. Es tiempo del departamento de sistemas gastado en consultas que deberían ser automáticas, decisiones que se toman con media foto, y una dependencia peligrosa de las dos personas que «saben dónde está cada cosa».
Un experto que entiende a la vez tu ERP y tus documentos, disponible 24/7 y dentro de tu casa.
Construimos un sistema que consulta las tablas de tu ERP e indexa toda tu documentación, y decide en cada pregunta dónde vive la respuesta —citando siempre la fuente exacta. Así funciona:
1. Conexión a tu ERP por vías controladas
Nos conectamos al ERP que uses —SAP Business One por su Service Layer o base de datos (Hana/SQL), Business Central, Odoo o Dynamics por su API— en modo lectura por defecto: consulta stock, pedidos, facturas, precios y márgenes con permisos y trazabilidad. Si tu proyecto lo requiere, la escritura (crear un borrador de pedido, por ejemplo) se hace con aprobación humana, nunca automática a ciegas.
2. Ingesta de tu documentación
Planos, instrucciones de montaje, protocolos, contratos, ofertas técnicas, normativas y fichas —en SharePoint/Teams, Confluence o donde las tengas—: PDFs densos, escaneados, Excel y planos. El asistente los indexa e interpreta, no solo el texto: también la información visual de un esquema o un diagrama.
3. El cruce, que es lo que nadie más hace
El agente decide, pregunta a pregunta, si la respuesta está en el ERP, en los documentos o en ambos, y la compone. Por ejemplo: «pedidos pendientes del cliente Acme y el protocolo de instalación del equipo que han comprado», o «margen de la última oferta que le enviamos y qué condiciones fijaba esa oferta».
4. Desarrollo a medida sobre tu infraestructura
Se despliega en tu perímetro o tu nube privada (Azure, AWS o la que uses), junto a tu ERP. Código propio, sin plataformas enlatadas, integrado donde tu gente ya trabaja: Teams, tu propio ERP, intranet o un widget.
5. Control de acceso por roles (RBAC)
Hereda los permisos que ya tienes: un comercial no ve el margen ni las condiciones de proveedor si no le corresponde. Los permisos del ERP y de SharePoint se respetan tal cual.
6. Respuestas que minimizan el error
Cada respuesta cita la fuente —la tabla del ERP, o el documento, página y párrafo— para verificarla al instante. Si la respuesta no está en tus datos, lo admite en lugar de improvisar.
El flujo de tus datos
Así trabajan nuestros desarrollos con tu información
Tu documentación
Manuales, planos, esquemas, Excel de repuestos y normativas, en el formato que estén.
Ingesta e indexación
Procesamos texto e información visual (diagramas, escaneados) y la troceamos con contexto técnico.
Base de conocimiento
Índice vectorial privado con tu documentación versionada: al actualizar un manual, se reindexa.
Motor RAG + roles
Busca solo en tus documentos y filtra qué puede ver cada usuario según su rol (RBAC).
Respuesta con cita
En Teams, Slack, tu intranet o un widget web: respuesta con documento, página y apartado.
Ni tus documentos, ni las tablas de tu ERP, ni las consultas de tus usuarios salen de tu perímetro, y nunca se usan para entrenar modelos de terceros.
Proyectos donde hemos implementado un gestor documental integrado en ERP
Hemos construido sistemas multiagente que cruzan un ERP en producción con la documentación corporativa del cliente, con control de acceso por roles y despliegue íntegro en su propia infraestructura.
Por qué código propio y no un plugin de catálogo ni un SaaS de contratos.
Las alternativas del mercado te obligan a elegir: o un plugin que solo lee tu ERP, o un SaaS que se lleva tus contratos a otra nube. Nosotros trabajamos al revés:
Código propio, sin intermediarios.
Nada de n8n, Make o Zapier. Nada de plugins de terceros montados sobre tu SAP. Menos dependencias, más control, menos superficie expuesta.
En tu casa, no en la nuestra.
Todo corre en tu infraestructura o tu nube privada, al lado de tu ERP. A diferencia de un SaaS de gestión documental, tus contratos y tus datos de SAP no viajan a la nube de otro.
A tu medida.
Nos adaptamos a tu versión de SAP, tu estructura documental y tu modelo de permisos, no al revés.
Tus márgenes, tus condiciones y tus contratos no salen de tu perímetro.
Es la primera objeción de cualquier responsable de sistemas, y la respuesta es clara:
Tus datos no salen de casa.
ERP y documentos se procesan dentro de tu infraestructura o tu nube privada. Ni un dato viaja a servidores de Potenzzia ni de terceros.
Tu información no entrena modelos de nadie.
Ni las tablas del ERP, ni los documentos, ni las consultas se usan para entrenar modelos de terceros.
Acceso auditable y por roles.
Cada respuesta queda registrada y cada usuario ve solo lo que le corresponde: el comercial no accede a los márgenes ni a las cláusulas de proveedor.
Ponnos a prueba con tu propio SAP y tus propios documentos.
Cuéntanos qué ERP usas y qué documentación manejas, y te enseñamos —con tus propios datos— cómo respondería el sistema a una consulta que hoy te obliga a saltar entre pantallas.
Solicita una demo con tu ERP y tu documentaciónFAQ
Preguntas frecuentes sobre IA documental para empresas con ERP y SAP Business One
Con el que uses. Integramos SAP Business One (por su Service Layer o base de datos, Hana/SQL), Business Central, Odoo, Sage o Dynamics, adaptando el conector a la API o la capa de datos que cada uno exponga, siempre en modo lectura por defecto y con las credenciales que tú autorices.