Caso real · Distribución · Integración + IA
Sage 50 conectado a la tienda online y a la IA de stock y compras: el caso de un distribuidor de ortodoncia
Un distribuidor de material de ortodoncia tenía el ERP por un lado y la tienda B2B por otro, y el equipo hacía de puente a mano. Conectamos los dos sistemas, montamos un panel para vigilarlo todo y, sobre esos datos ya limpios, una capa de IA analiza stock, tendencias, clientes y pedidos para recomendar compras y ofertas personalizadas.
Reponer la referencia A antes de que se agote
Esquema y propuesta ilustrativos: referencia y cifras inventadas
- +500productos y unas 1.750 combinaciones de talla, medida o variante sincronizados solos cada noche
- 240 → ~7.000referencias conciliadas entre el ERP y la tienda, incluidas las variantes
- +1.500clientes de la tienda vinculados con su ficha del ERP, con alta automática de los nuevos
El proyecto
Ficha del proyecto
Una integración entre el ERP y la tienda online de un distribuidor, con un panel para vigilarla y una capa de IA que aprovecha esos datos. La integración está en producción; el resto se ha ido añadiendo por fases.
- Cliente
- Distribuidor de material de ortodoncia y producto sanitario
- Sector
- Distribución B2B: clínicas dentales, ortodoncistas y distribuidores, en España y fuera · más de 13.000 artículos en el ERP
- Sistemas conectados
- Sage 50 (ERP) y su tienda online B2B (PrestaShop)
- Qué construimos
- Capa de integración a medida, panel de control, panel comercial para la dirección y una capa de IA de stock, compras y ofertas sobre esos datos
- Conexión
- Túnel cifrado con el servidor de la oficina, sin abrir ningún puerto, y conector oficial de Sage
- Integración en producción desde
- Mayo de 2026
- Arranque del proyecto
- Diciembre de 2025. La decisión de pasar a producción y la salida llegaron con una semana de diferencia
- Quién lo vigila
- Dirección y equipo del cliente, con un panel propio de dos roles
Antes y después
El punto de partida y lo que ha cambiado
El reto
Por qué no era una integración trivial
Conectar dos programas es fácil sobre el papel. Lo difícil es que cada referencia, cada cliente y cada precio signifiquen lo mismo en los dos lados, sin parar el negocio.
Un catálogo muy técnico
Una misma ficha de la web puede ser varias referencias distintas en el ERP, según medida, calibre o arcada. Una integración que no entienda eso, o falla, o rompe los precios.
Precios negociados por cliente
Buena parte de la venta es B2B, con condiciones distintas por cliente, por familia o por referencia. Hubo que entender cada tipo de descuento antes de tocar nada.
Un ERP sin acceso desde Internet
El ERP está en un servidor de la oficina. La integración tenía que llegar hasta él sin abrir puertos, y convivir con el trabajo manual del equipo sin duplicar pedidos ni pisar datos.
Cómo funciona
Qué hace la integración, módulo a módulo
Cada módulo tiene su estado a la vista. Con una simulación previa en todos los procesos, para ver lo que harían antes de que escriban nada, y copia de seguridad diaria de la configuración.
- En producción
Stock y precios, cada noche
A las tres de la madrugada lee del ERP el stock y la tarifa de todos los artículos y actualiza la tienda, y solo escribe donde hay cambios. El stock negativo se muestra como cero, y los packs (caja en la web, unidad en el ERP) sincronizan stock pero no precio. Si un artículo se da de baja, avisa al equipo que mantiene la web para hacer la redirección y no perder posicionamiento.
- En producción
Clientes: vinculados y con alta automática
Cruzamos los clientes de la web con sus fichas del ERP por email y CIF: más de 1.500 vinculados, parte de ellos casados a mano con el equipo. Los nuevos se crean en el ERP con su forma de pago y el IVA deducido del país (nacional, intracomunitario o exportación), tras cuatro comprobaciones contra duplicados.
- En producción
Albaranes en PDF en la cuenta del cliente
El ERP del cliente no conseguía generar el PDF por su conector. No esperamos: reconstruimos el albarán desde los datos del ERP, con los datos fiscales del cliente, y lo contrastamos con albaranes reales hasta que cuadraba al céntimo. Se entrega en la cuenta de la tienda con un enlace firmado y con caducidad, y cada descarga queda registrada.
- En preparación
Pedidos de la web al ERP
El módulo crea el pedido en el ERP con serie, almacén, líneas y el descuento web, detecta duplicados cuando el equipo sigue procesando a mano y avisa por email. Está construido y probado; se activará con una fecha de corte acordada con el equipo. Mientras tanto, los pedidos se pasan como antes.
- En producción
Panel de control con dos roles
Un panel web propio para vigilar el sistema sin riesgo: estado de las conexiones, simulaciones que muestran lo que haría una sincronización sin escribir nada, estadísticas exportables y un aviso claro si algún dato no está al día. Dirección ve todo; el equipo, solo la operativa, y la restricción se aplica en el servidor.
- En producción
Panel comercial para la dirección
Ventas del día, del mes y del año frente al anterior, ticket medio, análisis 80/20 de clientes, clientes nuevos, top de clientes y oportunidades de venta cruzada por familia y artículo: qué compran los mejores clientes y qué no han probado todavía.
- En validación
Precios especiales B2B en la tienda
El ERP sí guardaba las condiciones por cliente en tablas legibles. Montamos con el equipo del cliente una validación por tandas: nos pasan los clientes que han grabado, los cruzamos contra el ERP en vivo y devolvemos solo las diferencias. Más de 100 clientes B2B y más de 500 condiciones validadas. El siguiente paso es que cada cliente vea sus precios al entrar y compre online.
La capa de IA
De la integración a la IA de stock, compras y ofertas
Con el catálogo, el stock, los clientes y las ventas ya integrados y limpios, el siguiente paso era usar esos datos para anticiparse. Sobre la misma plataforma, una capa de IA analiza el stock, las tendencias de consumo, los clientes, los pedidos y todo el histórico para recomendar.
Compras a fabricantes
Qué pedir, cuánto y cuándo, anticipando roturas de stock y excesos.
Ofertas personalizadas
Qué proponer a cada cliente según lo que compra, lo que ha dejado de comprar y lo que nunca ha probado.
Previsión de ventas
Del periodo siguiente, por familia y por cliente, sobre el histórico real de albaranes.
La IA propone y una persona valida. El equipo revisa cada recomendación antes de que se convierta en un pedido o en una oferta.
Todo esto es posible porque la integración ya resolvió lo más difícil: que cada referencia signifique lo mismo en el ERP y en la tienda. Sin esa base, una IA de compras trabajaría con datos que no cuadran.
Más allá de este caso
Funciona con cualquier herramienta, no solo con Sage ni PrestaShop
En este proyecto el origen es un Sage 50 y el destino una tienda PrestaShop. Pero el patrón no depende de ninguno de los dos.
Leemos
Del sistema donde vive el dato: ERP, CRM, almacén, tienda u hoja de cálculo.
Casamos
Referencias, clientes y reglas, para que signifiquen lo mismo en todos los sistemas.
Escribimos
Donde haga falta, con defensas contra duplicados y un modo de simulación.
Vigilamos
Con un panel, avisos y copias, para que el equipo sepa siempre si los datos están al día.
Encima, ponemos la IA
La que decide, predice o propone, sobre datos que ya se pueden fiar.
A medida sobre la plataforma que ya usas
La capa se construye en tu entorno o en el nuestro, sea otro ERP, otra tienda o una combinación. Si tienes datos repartidos entre varios programas, ese es el primer paso antes de cualquier proyecto de IA.
- ERP
- Tienda online
- CRM
- Almacén
- Hojas de cálculo
- Correo y WhatsApp
Ya lo hemos hecho con otras plataformas: pedidos en Odoo desde WhatsApp y agentes de IA con SAP Business One.
Experiencia
Qué aprendimos en este proyecto
Cuando el sistema no puede, se construye la alternativa
El ERP del cliente no generaba el PDF de sus documentos. En lugar de esperar al proveedor, reconstruimos el albarán desde los datos y lo entregamos en la cuenta de la tienda.
Probar contra el sistema real, no contra suposiciones
Los precios especiales estaban «en texto libre», según el propio cliente; verificando en vivo vimos que el ERP guardaba más de lo que se creía.
Decidir con el negocio cada regla
Qué serie, qué almacén, qué hacer con los packs o con los clientes sin ficha: se preguntó por escrito y se confirmó antes de programarlo.
Salir con lo que ya aporta valor
La producción llegó una semana después de decidirla; lo demás (pedidos, precios, IA) se añade por fases sobre una base que ya funciona.
Vigilar la conexión
Con el ERP en una oficina, las caídas de red existen. Monitorizamos, avisamos cuando un dato está desactualizado y recuperamos el mismo día.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre este proyecto
Sí. En este caso el servidor del ERP sigue en la oficina, sin ningún puerto abierto: la integración se conecta por un túnel cifrado y habla con el ERP a través de su conector oficial, sin tocar su base de datos directamente.
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