¿De qué vamos a hablar?
La forma en que los clientes contactan con las empresas ha cambiado radicalmente. Hoy en día, un usuario espera recibir respuesta inmediata ya sea escribiendo un mensaje por WhatsApp o realizando una llamada telefónica. El desafío para la mayoría de los negocios no es la falta de voluntad, sino la falta de integración tecnológica: el canal de comunicación suele estar aislado del software de gestión o CRM. Esto obliga a los equipos humanos a actuar como "puentes manuales", escuchando o leyendo en un lado y tecleando datos en Odoo por el otro.
En Potenzzia, abordamos este reto integrando Inteligencia Artificial directamente entre el canal de comunicación y el ERP. Ya no hablamos de simples chatbots con respuestas enlatadas, sino de asistentes de IA avanzados capaces de mantener conversaciones fluidas por voz y texto. Estos asistentes actúan como una extensión operativa de tu empresa: entienden el lenguaje natural, consultan datos en tiempo real y ejecutan acciones complejas dentro de Odoo. Al unificar la telefonía y la mensajería instantánea con tu ecosistema de herramientas, transformamos cada interacción en una oportunidad de venta o resolución automática, disponible las 24 horas del día sin interrupciones.
1. Automatización de WhatsApp y Teléfono en Odoo con Inteligencia Artificial
Seamos realistas: tus clientes no quieren entrar en un portal web complejo ni enviar un correo electrónico esperando respuesta en 24 horas. Lo que buscan es inmediatez. Hoy en día, la mayoría de las interacciones comerciales nacen en un chat de WhatsApp o en una llamada telefónica rápida. El problema real al que se enfrentan muchas empresas no es la falta de herramientas, sino que estos canales de comunicación suelen vivir aislados de su sistema de gestión y además es muy dificil poder dar respuesta a todas las peticiones o consultas en tiempo y forma.
Tradicionalmente, cuando un cliente llama o escribe, hay una barrera invisible. El teléfono suena en una mesa, hay alquien que debe atenderlo y además los datos del cliente están en la pantalla del ordenador, dentro de Odoo. Esto te obliga a to o a tu equipo a actuar como un "puente humano", escuchando por un lado y tecleando por otro. Esta desconexión genera esperas, errores manuales y, lo más crítico, oportunidades de venta perdidas cuando nadie puede atender ese teléfono.
No estamos hablando de poner un contestador automático ni un chatbot rígido que frustra al usuario. Hablamos de desplegar un asistente de IA capaz de "escuchar" la llamada o "leer" el WhatsApp, entender el lenguaje natural y conectarse en tiempo real con tu base de datos Odoo. Esto convierte tu canal de comunicación en una herramienta operativa potente: el teléfono y el chat dejan de ser meros medios de conversación para convertirse en terminales de gestión autónoma, disponibles para tus clientes en cualquier momento.
2. Identificación de usuarios en llamadas y WhatsApp mediante el asistente de IA
El pilar fundamental para que cualquier automatización se sienta cercana y efectiva es el reconocimiento inmediato. Cuando un cliente contacta por WhatsApp o realiza una llamada, el sistema no debe preguntarle quién es si ya ha interactuado antes con la empresa. Técnicamente, esto se resuelve utilizando el número de teléfono como identificador único (ID) para conectar el canal de comunicación con la base de datos de Odoo.
El proceso funciona mediante la integración de Webhooks. Cuando entra un mensaje de WhatsApp (vía API de Meta) o una llamada, el evento dispara una consulta automática a Odoo. El asistente de Inteligencia Artificial ejecuta una búsqueda en el modelo (el módulo de contactos) para ver si ese número telefónico tiene una ficha asociada.
Si el contacto existe: La IA recupera instantáneamente el nombre del cliente ("Hola, Carlos") y puede acceder a sus últimos movimientos, como pedidos recientes o facturas pendientes. Esto permite que el asistente de voz o texto ofrezca un saludo personalizado y contextualizado, eliminando la frialdad robótica.
Si el contacto es nuevo: Se activa un flujo de "Onboarding Conversacional". En lugar de pedirle al usuario que rellene un formulario web, el propio asistente (por voz o chat) le solicita los datos básicos necesarios: nombre o correo electrónico, el asistente con IA captura esta información y crea automáticamente el nuevo registro en Odoo en tiempo real, dejando al cliente listo para operar en cuestión de segundos.
3. Gestión de pedidos en WhatsApp: Vende 24/7 con tu asistente de Inteligencia Artificial
El gran obstáculo del comercio tradicional es que depende de que haya un humano disponible para tomar nota del pedido. Sin embargo, mediante la implementación de asistentes de Inteligencia Artificial en WhatsApp y de agentes de voz con IA para la gestión telefónica, es posible capturar ventas en cualquier momento, permitiendo que el cliente compre usando sus propias palabras.
La clave tecnológica reside en el Procesamiento de Lenguaje Natural . A diferencia de los sistemas antiguos que obligaban al cliente a escribir códigos exactos (SKU), un asistente de IA moderno entiende el contexto. Un cliente puede escribir por WhatsApp: "Necesito tres cajas de la referencia que pedí el mes pasado y 5 unidades del nuevo modelo rojo".
Para procesar esto, la IA realiza una serie de acciones automáticas contra la base de datos de Odoo:
Interpretación y Búsqueda: Analiza el historial de ventas del cliente para identificar a qué se refiere con "lo del mes pasado" y busca en el catálogo de productos (
product.product) el artículo que coincide con la descripción "modelo rojo".Verificación de Stock y Precios: Consulta en tiempo real la disponibilidad en el inventario y aplica la Tarifa de Precios (
product.pricelist) específica asignada a ese cliente, respetando descuentos por volumen o acuerdos comerciales previos.Generación del Presupuesto: Crea automáticamente un Presupuesto o Pedido de Venta (
sale.order) en estado borrador dentro de Odoo.Cierre de la Venta: Envía al cliente, a través del mismo chat de WhatsApp o mediante voz en la llamada, la confirmación del importe total y, si es necesario, un enlace de pago o el PDF del presupuesto adjunto.
En el canal telefónico, la experiencia es similar gracias a la IA de Voz. El sistema escucha la petición del cliente, transcribe el audio a texto, procesa el pedido en Odoo y responde con una voz sintética natural confirmando que la mercancía ha sido reservada. Esto permite a empresas de distribución o servicios atender picos de demanda sin aumentar la plantilla, asegurando que ninguna llamada de pedido se quede sin atender.
4. Consultas y cancelaciones de pedidos automáticas a traves de whatsapp o llamada de teléfono.
Una de las tareass más pesadas para cualquier departamento de atención al cliente es responder una y otra vez a la misma pregunta: "¿Dónde está mi pedido?". Cuando gestionas un alto volumen de ventas, tener a personas dedicadas exclusivamente a buscar números de seguimiento en Odoo para comunicarlos por teléfono o WhatsApp es ineficiente. La automatización de este flujo mediante Inteligencia Artificial resuelve el problema de raíz, ofreciendo inmediatez al cliente y tranquilidad al equipo.
El proceso funciona conectando el asistente de IA con los módulos de Inventario y Envíos . Cuando un cliente pregunta por el estado de su compra, ya sea escribiendo en WhatsApp o hablando con el asistente de voz, el sistema reconoce la intención y ejecuta una consulta instantánea. La IA verifica si el albarán está en estado "Preparado", "Enviado" o "Entregado". Si la mercancía ya ha salido, el asistente es capaz de recuperar la URL de seguimiento del transportista y enviársela directamente al usuario al chat o dictársela en la llamada, cerrando la consulta en segundos sin intervención humana.
Además de la consulta, la autogestión permite abordar situaciones críticas como la cancelación de pedidos. Aquí, la IA actúa bajo reglas de negocio estrictas que tú defines. Si un cliente solicita anular un pedido, el sistema comprueba en tiempo real si el albarán de salida ha sido validado.
Si el pedido aún está en fase de preparación, la IA procede a cancelarlo en Odoo, liberando el stock reservado y actualizando el estado administrativo automáticamente.
Si el pedido ya ha sido enviado, el asistente informa al cliente de que la anulación no es posible y le explica el procedimiento de devolución, gestionando la expectativa de forma clara y educada.
5. Automatización de Creación de tareas y tickets en Odoo desde una conversacion de whatsapp
Uno de los mayores problemas en la productividad empresarial es la desconexión entre lo que se habla y lo que se hace. A menudo, un cliente envía un WhatsApp o hace una llamada rápida para pedir un servicio o reportar un problema, y esa información se queda atrapada en el móvil del empleado o en una nota rápida que acaba perdiéndose. La integración de Inteligencia Artificial elimina este riesgo convirtiendo el lenguaje natural directamente en registros operativos dentro de Odoo.
El asistente de IA actúa como un filtro inteligente que escucha, categoriza y dispara la acción administrativa correcta según el contenido del mensaje. Veamos cómo se aplica esto en situaciones reales del día a día:
Gestión Proactiva de Clientes Molestos (Análisis de Sentimiento)
Imagina que un cliente llama por teléfono o escribe un mensaje con mayúsculas y signos de exclamación: "¡Llevo 3 días esperando mi paquete! ¡Esto es inaceptable, quiero hablar con un responsable ya!".
Mecánica de IA: El sistema utiliza análisis de sentimiento avanzado (tanto en texto como en voz) para detectar el alto grado de frustración o enojo.
Acción Automática en Odoo: En lugar de intentar resolver el problema con respuestas automáticas, el asistente de IA inmediatamente crea un Ticket de Soporte de Máxima Prioridad en el módulo Helpdesk, etiquetado automáticamente como "Cliente Enfado - Escalada". Además, dispara una Tarea interna en Odoo al supervisor de atención al cliente para que revise la incidencia y llame al cliente en los próximos 5 minutos. De esta forma, la emoción negativa del cliente se traduce en una acción rápida y visible para el equipo humano.
Automatización del Soporte Técnico
Imagina que un cliente escribe por WhatsApp: "Hola, la máquina que instalasteis ayer ha dejado de funcionar y tiene una luz roja parpadeando".
Sin IA: El agente debe leer el mensaje, entrar en Odoo, abrir el módulo de Helpdesk, crear un ticket manualmente, copiar el texto y avisar a un técnico.
Con IA: El sistema detecta palabras clave como "dejado de funcionar" y "luz roja". Automáticamente, genera un Ticket de Soporte en Odoo. Además, gracias al análisis de sentimiento, identifica que es una incidencia crítica y marca el ticket con Prioridad Alta, asignándolo directamente al equipo de Mantenimiento y enviando una respuesta al cliente confirmando que un técnico revisará su caso urgentemente.
Gestión de Servicios y Proyectos
Pensemos en una empresa de reformas o instalaciones. Un cliente llama y dice: "Necesito que vengáis el martes a revisar la instalación del aire acondicionado del despacho".
Sin IA: La recepcionista toma nota en un papel o agenda, y luego debe acordarse de crear la tarea en el sistema para que no se olvide.
Con IA: El asistente de voz transcribe la llamada y extrae la intención ("revisión") y la fecha ("martes"). Acto seguido, crea una Tarea dentro del Proyecto de "Mantenimiento Preventivo" en Odoo, establece la fecha límite para el martes y la asigna a la cola de trabajo de los técnicos disponibles. Nada se pierde en el aire; la llamada se convierte instantáneamente en una orden de trabajo planificada.
Esta capacidad de transformar conversaciones informales en tickets y tareas trazables asegura que cada solicitud de un cliente tenga un responsable y un seguimiento dentro del ERP, eliminando el olvido humano de la ecuación.
6. Atención telefónica con IA: Un agente de voz humano para tu centralita conectada a Odoo
Si el canal telefónico es el principal punto de contacto de tus clientes, la experiencia debe ser fluida, eficiente y, sobre todo, no robótica. La integración de la Inteligencia Artificial de Voz (Voice AI) transforma la vieja centralita tradicional en un asistente de IA capaz de gestionar conversaciones complejas con una naturalidad que minimiza la frustración del usuario.
El sistema utiliza modelos de lenguaje y voz sintética avanzada para asegurar que la latencia de respuesta sea mínima, haciendo que la conversación se sienta auténtica. Pero la diferencia fundamental reside en su capacidad para operar sobre Odoo en tiempo real:
El Agente de Voz como Terminal Operativo
Una vez que el sistema ha identificado al usuario (como vimos en la sección 2), el asistente de voz ya no es solo una recepcionista; es un agente de ventas y soporte capaz de ejecutar transacciones:
Automatización de Pedidos por Voz: Un cliente puede llamar y decir: "Quiero pedir el mismo producto que la semana pasada y añadir el código de descuento que tengo". El asistente de voz transcribe, procesa la solicitud en Odoo, verifica la lista de precios y el stock, genera el Pedido de Venta y luego le dicta el resumen del coste al cliente, ofreciéndole la opción de recibir un enlace de pago por SMS o correo electrónico para finalizar la compra.
Gestión y Escalamiento de Incidencias: Si un cliente llama para reportar una falla grave, la IA de Voz no se limita a pedirle que presione un número. Escucha activamente la descripción del problema. En el momento en que detecta la necesidad de escalar la incidencia, automáticamente crea un Ticket de Soporte en el módulo Helpdesk de Odoo (sección 5) con la transcripción de la llamada y, solo después, transfiere la llamada a un agente humano, proveyendo al supervisor de todo el contexto necesario.
La Centralita Inteligente y el Desvío Contextual
El agente de voz también funciona como una centralita inteligente de primer nivel. En lugar de un desvío rígido (Pulse 1 para Ventas), el sistema entiende la intención:
Si el cliente dice: "Necesito hablar con la persona que gestiona mi factura del mes pasado", la IA identifica que la solicitud es Financiera y comprueba qué gestor contable está asignado a ese cliente en Odoo, realizando el desvío directo al agente correcto.
La automatización de la atención telefónica con Inteligencia Artificial no solo proporciona cobertura 24/7, sino que también proyecta una imagen de máxima eficiencia, asegurando que el cliente reciba la respuesta o la acción operativa necesaria de forma inmediata, sin importar la hora o el canal.
7. Ventajas de unificar WhatsApp, Telefonía e Inteligencia Artificial en tu negocio
La implementación de un asistente de Inteligencia Artificial que opera directamente sobre Odoo a través de canales como WhatsApp y la Telefonía no es un mero gasto tecnológico; es una inversión que impacta directamente en la rentabilidad y la eficiencia. La verdadera ventaja reside en la unificación de los datos y la comunicación, generando un sistema donde el servicio y la venta nunca se detienen.
Aquí están los beneficios estratégicos más importantes que se obtienen al unificar los canales con el ERP:
Servicio Ininterrumpido 24/7: La automatización de pedidos, consultas de estado y resolución de dudas básicas elimina las barreras horarias. El negocio opera y atiende a los clientes en cualquier momento del día, aumentando la satisfacción y las oportunidades de venta fuera del horario de oficina.
Reducción Drástica de la Carga Administrativa: La creación automática de tickets, tareas y pedidos que se generan desde una conversación elimina la entrada manual de datos. Esto libera al equipo de soporte y ventas de las tareas más repetitivas, permitiéndoles centrarse en la resolución de problemas complejos o en el cierre de oportunidades de alto valor.
Experiencia Omnicanal Coherente: El cliente obtiene la misma información y el mismo nivel de servicio, ya sea que contacte por un chat de WhatsApp o a través de una llamada telefónica. El asistente de IA garantiza que la respuesta sea siempre idéntica a la realidad de los datos en Odoo.
Decisiones Basadas en Datos (Trazabilidad): Cada interacción, ya sea por voz o texto, queda registrada y clasificada automáticamente en los módulos de Odoo (Helpdesk, CRM o Project). Esto proporciona una trazabilidad completa del cliente y una base de datos más rica y precisa para análisis futuros.
Focalización Estratégica del Talento Humano: Al delegar la gestión del 80% de las consultas transaccionales a la Inteligencia Artificial, el personal humano puede enfocarse en la estrategia, la fidelización de clientes y el manejo de las situaciones que realmente requieren empatía, negociación o conocimiento experto.
Esta unificación no solo optimiza el flujo de trabajo; convierte la atención al cliente en un motor de crecimiento escalable y eficiente para tu eCommerce o negocio basado en servicios.
8. Preguntas Frecuentes sobre la automatización de Oddo con inteligencia artificial a tarves de whatsapp
¿Es necesario tener Odoo Enterprise para integrar WhatsApp e IA? No es estrictamente obligatorio, pero sí recomendable. Si bien la integración se puede realizar sobre la versión Community (utilizando módulos de la OCA y conectores API personalizados), Odoo Enterprise facilita la gestión nativa de ciertos flujos de trabajo y ofrece una interfaz móvil más robusta para cuando el agente humano debe intervenir. La clave no es la versión de Odoo, sino la calidad de la API que conecta el canal (WhatsApp/Voz) con el servidor.
¿Puede el asistente entender notas de voz de WhatsApp o acentos difíciles? Sí. La tecnología actual de transcripción (modelos como Whisper) permite que el asistente procese audios de WhatsApp y llamadas telefónicas con una precisión extrema, incluso con ruido de fondo o acentos regionales. El sistema convierte el audio a texto, lo procesa en Odoo y responde, permitiendo que el cliente interactúe por voz mientras el sistema gestiona datos.
¿Qué ocurre si la Inteligencia Artificial no sabe la respuesta o el cliente pide un humano? El sistema está diseñado con protocolos de seguridad y "Handoff" (transferencia). Si la IA detecta una pregunta que no está en su base de conocimiento, o si el cliente solicita explícitamente hablar con un agente ("Quiero hablar con una persona"), el bot se detiene y transfiere la conversación o la llamada a un operador humano, quien recibe todo el historial previo para continuar la gestión sin interrupciones.
¿Es seguro conectar mi base de datos de Odoo con modelos de Inteligencia Artificial? La seguridad es prioritaria. La IA no tiene acceso libre a toda tu base de datos. Se configuran permisos específicos de API para que el asistente solo pueda "leer" o "escribir" en los campos necesarios (como consultar stock o crear un pedido), sin acceso a información financiera sensible o datos estratégicos de la empresa.
¿El asistente puede gestionar varios idiomas a la vez? Absolutamente. Una de las grandes ventajas de los modelos de lenguaje es su capacidad multilingüe nativa. Un mismo asistente conectado a tu Odoo puede atender una llamada en inglés, un WhatsApp en francés y otro en español simultáneamente, consultando el mismo inventario y respondiendo en el idioma del usuario sin necesidad de configuración adicional.
¿Necesito la API oficial de WhatsApp Business o sirve la aplicación normal? Para realizar una automatización profesional, estable y legal (evitando bloqueos por parte de Meta), es imprescindible utilizar la API de WhatsApp Business (WABA). A diferencia de la App que llevas en el móvil, la API permite conexiones simultáneas masivas, integración segura con servidores externos (como Odoo) y el uso de plantillas de mensajes verificadas.
¿Puede el asistente enviar enlaces de pago o la factura automáticamente? Sí, es una funcionalidad clave para el cierre de la venta. Una vez que el asistente ha generado el pedido en Odoo, el sistema puede generar y enviar automáticamente la factura y un enlace de pago integrado con tu pasarela de cobro (como Stripe, Redsys o la que uses en Odoo). Esto permite al cliente finalizar la compra inmediatamente por el chat, sin abandonar el canal.
¿Cuánto cuesta implementar una solución de este tipo? El precio varía significativamente según la complejidad. Los costes se dividen en tres áreas: 1. Licenciamiento (Odoo, plataformas Cloud de IA/Voz, API de WhatsApp), 2. Integración (horas de programación para conectar la IA con los flujos específicos de Odoo) y 3. Entrenamiento (personalización del modelo con tus datos y tono de marca). Es un desarrollo a medida, por lo que recomendamos una auditoría inicial para calcular el ROI antes de estimar un coste.
¿Es posible personalizar el agente con la imagen, el nombre y el tono de mi marca? Sí, de forma total. El nombre y la foto de perfil del asistente se configuran en el panel de la API de WhatsApp Business, alineándolo con tu marca. El tono y personalidad (formal, cercano, técnico, etc.) se definen mediante el "System Prompt" (las instrucciones maestras de la IA), garantizando que respete el estilo de tu marca en cada respuesta por voz o texto.
¿Cómo aprende la IA sobre mis productos y precios específicos? El asistente no memoriza; consulta. Se conecta en tiempo real a tus tablas de Odoo (product.product y product.pricelist). Esto asegura que si cambias un precio o añades un producto nuevo en tu ERP, el asistente ya tendrá esa información actualizada al instante, sin necesidad de reentrenar.
¿Puede el asistente entender notas de voz de WhatsApp o acentos difíciles? Sí. La tecnología actual de transcripción (modelos de Speech-to-Text) permite procesar audios y llamadas con alta precisión. El sistema convierte el audio a texto, procesa la solicitud en Odoo y responde, permitiendo la interacción por voz.
¿Qué ocurre si la Inteligencia Artificial no sabe la respuesta o el cliente pide un humano? El sistema tiene protocolos de seguridad y "Handoff" (transferencia). Si la IA detecta una pregunta que no está en su base de conocimiento, o si el cliente solicita explícitamente hablar con un agente ("Quiero hablar con una persona"), el bot detiene la automatización y transfiere la conversación/llamada a un operador humano.
¿Cuánto tiempo lleva la implementación? Una integración básica para consultas y FAQs puede estar operativa en 3 a 5 semanas. Las automatizaciones complejas de voz o la integración de flujos transaccionales avanzados requieren una fase de pruebas más extensa, pero siempre se realiza una implementación incremental para obtener valor rápidamente.
9. Automatiza Oddo con IA con PotenzzIA
Después de revisar todas las funcionalidades, queda claro que automatizar de la gestión y la atención a clientes ya no es un tema de futuro. Hemos visto cómo tu asistente de Inteligencia Artificial puede encargarse de la creación de pedidos, la gestión de tickets de soporte y la resolución de dudas frecuentes, todo a través de canales directos como WhatsApp y el teléfono. Tu ERP Odoo deja de ser un simple registro para convertirse en el motor de un servicio al cliente eficiente y activo 24/7.
La clave es conectar la potencia del lenguaje natural con la estructura de tu negocio. Si te preguntas cómo aplicar estas soluciones, qué módulos de Odoo (Helpdesk, Ventas, Proyectos) te darán el mejor rendimiento o simplemente quieres ver las posibilidades de implementación en tu negocio, el paso lógico es hablar con especialistas.
En Potenzzia, estamos listos para analizar tus flujos de trabajo actuales en Odoo, diseñar la estrategia de automatización más adecuada y ayudarte a que tu servicio al cliente funcione de forma autónoma.
Contáctanos hoy para una primera consulta. Queremos ayudarte a que tu asistente de IA empiece a trabajar por ti.
